A situação é supercomum: um empreendedor/produtor tem uma clara ideia de um novo produto que deseja lançar ou de uma atividade que pretende estabelecer. Já formou um time, que está motivado; já reuniu os recursos e até traçou um plano estratégico; porém, a realização deste plano é cheia de desafios, impasses, e, sobretudo, de dúvidas. Se você já passou ou está passando por algo deste tipo, não deixe de ler este texto até o final, pois vamos falar sobre uma ferramenta que, quando bem aplicada, pode auxiliar a eliminar estas dúvidas e impasses, melhorando significativamente a gestão de seus projetos: o 5W2H.
Os profissionais do agronegócio precisam lidar com muitas tarefas diariamente. Afinal, além das operações no campo, é preciso também dominar as questões administrativas. Diante do cenário competitivo desse setor, conseguir manter um padrão de excelência não é tarefa fácil. Por isso, é fundamental que os produtores sejam cautelosos ao definir uma estratégia e colocá-la em prática.
Como já aprendemos nas edições passadas, de modo geral, as ferramentas de gestão da qualidade são uma maneira eficaz de aumentar a produtividade do negócio, automatizar os processos e otimizar o tempo do trabalho. No agronegócio, elas facilitam a gestão das atividades e auxiliam os agricultores a ter melhores resultados.
Na edição de agosto, falamos um pouco sobre a ferramenta Diagrama de Espinha de Peixe, que consiste em identificar e estruturar, hierarquicamente, as causas de determinado problema em questão (causa) e criar ações para solucioná-las (efeito).
As causas são divididas em: método, matéria-prima, mão de obra, máquina, medida e meio ambiente, sendo que cada uma delas pode formar outros aspectos. O diagrama é um método de gestão da qualidade eficiente, pois proporciona uma visão simples e objetiva de um problema, tornando muito mais fácil encontrar a solução.
Hoje iremos falar da ferramenta de gestão da qualidade denominada 5W2H.
Esta refere-se a uma lista de atividades associadas a uma meta que auxilia no planejamento de ações para sua aplicação e realização. É classificada como um dos recursos mais simples de entender e aplicar, consistindo em um seguimento de ações organizadas.
Cinco dáblio o quê?
Comecemos: o 5W2H (sim, nós sabemos, a sigla é estranha) é, na verdade, um checklist de atividades específicas que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto. Essa sopa de caracteres corresponde, na verdade, às iniciais (em inglês) das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:
Ou seja, é uma metodologia cuja base são as respostas para estas sete perguntas essenciais. Com estas respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai te ajudar a seguir todos os passos relativos a um projeto, de forma a tornar a execução muito mais clara e efetiva.
Entendendo cada significado das palavras
Qual é a tarefa que se deseja passar para a equipe? Deve-se ter atenção neste início para formular uma frase que tenha a sua descrição bem completa, fazendo sentido. Se for relevante, um esboço, uma imagem ou até um diagrama valem mais que mil palavras. Não hesite “perder” um tempo para se certificar que a descrição seja compreendida por todos.
Atenção: Acreditamos que pouquíssimas pessoas, se houver, podem ler mentes. Por isso, não espere que as pessoas adivinhem o que se está pensando. A explicação de forma sucinta, mas completa, deve ser sempre falada.
A quem será atribuída a tarefa? São capazes? Será que terão as habilidades e a experiência necessárias para realizá-la?
Quando a tarefa deverá ser feita, sempre com início e término – Tempo e cronograma.
Onde está a tarefa a ser realizada (local, departamento).
Como será desenvolvida (método, atividades, processos).
Quanto custará (custo).
Por que será feito? Tenha em mente que compreender o quê e por que pode ajudar as pessoas a fazerem mais do que o necessário. Como, por exemplo, prevenir alguns riscos, efeitos indesejáveis, fazê-lo de forma diferente de acordo com a finalidade etc. Se os motivos forem desconhecidos, os executores não poderão antecipar o que pode acontecer ou o que pode ser feito de melhor forma, de maneira diferente e assim por diante.
Vamos agora fazer um exemplo para um produtor de soja que deseja diminuir as perdas durante a colheita mecanizada:
PERGUNTAS |
DETALHES |
| What? O que será feito? | Diminuir as perdas durante a colheita mecanizada de soja. |
| Why? Por que dessa meta/objetivo? | Hoje não temos um monitoramento adequado, e não sabemos ao certo quanto se perde. |
| Who? Quem irá ficar responsável? | O funcionário ‘X’, durante a colheita, ficará responsável por este monitoramento. |
| Where? Em que local? | Nas áreas de soja mais próximas da sede. |
| When? Quando? | Um mês antes da colheita começar, para o funcionário fazer a capacitação e aprender a metodologia. |
| How? Como será feito? | Será realizado o monitoramento com aplicativo de perdas, utilizando armações circulares com a recomendação de 1 ponto a cada 30 min de colheita. Ao obter a resposta, o funcionário "X" deve imediatamente comunicar o operador para as tomadas de decisões. |
| How much? Quanto custará? | Preço do aplicativo: $$$ Curso de monitoramento: $$ Montagem da Peneira Amostradora:$ |
Considerações Finais:
Pode acreditar! O 5W2H ajuda – e muito – na execução e, sobretudo, no controle das tarefas da sua empresa/fazenda, o que pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos – afinal, quando bem implementado, as dúvidas dão lugar à produtividade. Porque tudo ficará muito mais claro e a atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada. Ou seja, os envolvidos em uma atividade específica saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma etc. O resultado, além da economia de que já falamos, é uma sinergia que, hoje em dia, pode ser um importante diferencial estratégico para o seu negócio.
